Подготовка к сертификации ХАССП: аудит до проверки и документы

Сертификат ХАССП добровольный. Закон требует другого: ТР ТС 021/2011 в статье 10 обязывает разработать, внедрить и поддерживать процедуры на принципах ХАССП, и слова «сертификат» в этой статье нет. Сертификат лишь подтверждает, что система есть и работает, поэтому без работающей системы он ничего не значит. Готовиться к сертификации — значит готовить саму систему: документы под ваш процесс, записи за реальный период и смену, которая знает свои контрольные точки.

Обязателен ли сертификат и откуда взялась уверенность, что без него оштрафуют, я разбирала в статье «Сертификат ХАССП: обязателен ли он». Этот материал для тех, кто уже решил сертифицироваться или получил такое требование от покупателя: что смотрит орган по сертификации, зачем проходить аудит до его прихода, какие документы собрать и на чём обычно получают замечания.

Кому сертификат действительно нужен

Сертификация стоит времени и денег, поэтому сначала стоит понять, откуда взялся повод и что именно от вас ждут.

Договор или закупка. В договоре с покупателем или в закупочной документации прямо записано, что нужен сертификат. Выпишите формулировку целиком: на соответствие какому стандарту, есть ли требования к органу по сертификации или к системе сертификации. От этого зависит, к чему готовиться. Сертификат на соответствие ГОСТ Р 51705.1-2024 и сертификат на соответствие ГОСТ Р ИСО 22000-2019 требуют разного объёма работы.

Торговая сеть. Требования к поставщикам каждая сеть устанавливает сама, и их стоит запросить до начала подготовки. X5 Group, например, сообщает, что независимая экспертиза оценивает состояние производства поставщика, в том числе соблюдение принципов ХАССП. То есть смотрят, как система работает в цехе. Если в требованиях вашей сети сертификата нет, силы лучше потратить на саму систему и на подготовку к аудиту сети.

Решение собственника. Иногда сертификат нужен для переговоров с крупным покупателем или как независимая оценка того, что система работает. Это нормальный повод, но тогда особенно важно, чтобы аудит органа проверял реальную систему: сертификат на систему, которой нет в цехе, при первом же аудите покупателя ничего не подтвердит.

Если вы кафе или столовая и думаете о сертификате, чтобы не получить штраф, он не поможет: инспектор Роспотребнадзора открывает план ХАССП и журналы и идёт в цех. Что он смотрит и как к этому готовиться, разобрано в статье о сертификате ХАССП и в материале о проверках Роспотребнадзора в Нижегородской области.

Что проверяет орган по сертификации

Добровольное подтверждение соответствия предусмотрено законом «О техническом регулировании» (184-ФЗ). Органы по сертификации работают в системах добровольной сертификации, и у каждой системы свои правила. Их стоит запросить до подачи заявки, вопросы для этого — ниже.

В общих чертах проверка складывается из четырёх частей.

Документы — только первая из четырёх частей. Записи показывают, что система работала до прихода аудитора, а разговор с персоналом и проход по цеху — что она работает сейчас. Если одна из частей слабая, остальные её не перекроют.

Что уточнить у органа до заявки

Чем раньше вы знаете правила, тем меньше переделок. Перед заявкой стоит получить ответы на пять вопросов.

1. По какому стандарту сертифицируют и в какой системе сертификации работает орган. Совпадает ли это с тем, что записано в требованиях вашего покупателя.
2. Как проходит аудит. Только по документам или с выездом на объект, сколько он длится, кого из сотрудников будут спрашивать.
3. Какие записи нужны и за какой период работы системы. От этого зависит, когда вообще имеет смысл подавать заявку.
4. Какие документы подаются с заявкой. Перечень задаёт орган.
5. Как сертификат поддерживается дальше. Есть ли надзорные аудиты и как часто.

Если вам предлагают сертификат без выезда на объект и без записей, задумайтесь, что такой документ подтверждает. Покупатель, который сам приезжает на аудит, будет смотреть цех и журналы, и там этот документ не поможет.

Зачем проходить аудит до прихода органа

Внутренние проверки — часть самой системы. В ХАССП они прописаны в процедурах верификации: кто, как часто и как проверяет, что план работает. В ГОСТ Р ИСО 22000-2019 внутренний аудит выделен в отдельное требование. Так что записи о внутренних проверках к сертификации должны быть в любом случае.

Но внутренний аудит, который проводит автор документов, может пройти формально: тому, кто писал план, трудно увидеть в нём пробелы. Взгляд со стороны перед внешней проверкой даёт три вещи.

• Несоответствия находятся, пока есть время. Часть из них закрывается за день: дописать процедуру, поправить ссылку на норму. Для других нужны записи за новый период, и чем раньше вы о них узнали, тем спокойнее их исправить.
• Проверяется всё, что увидит орган. Папка, журналы, цех, разговор со сменой. Аудитор, который документы не писал, смотрит на них свежим взглядом.
• Смена проходит репетицию. Сотрудникам задают вопросы на рабочих местах, и они слышат их не впервые в день сертификации.

На кондитерском производстве, где я работала технологом, перед внешней проверкой мы провели предсертификационный аудит: проверили полноту документации, журналы и выполнение процедур, устранили несоответствия и только потом собрали комплект для органа по сертификации. До этого со сменой разобрали сценарии отклонений и запустили журналы в пилотном режиме. Аудит федеральной торговой сети это производство прошло на 94 балла, подробнее — в кейсе об аудите федеральной сети.

Какие документы подготовить

Полный комплект ХАССП я разбирала в статье о документах ХАССП, здесь только то, что важно именно перед сертификацией.

Основа системы. Приказы о внедрении и о рабочей группе, политика и цели, описание продукции, блок-схемы, анализ опасностей, обоснование ККТ и план ХАССП. Всё это должно описывать ваш процесс и ссылаться на действующие нормы: ГОСТ Р 51705.1-2024, а для общепита — СанПиН 2.3/2.4.4282-26.

Программы предварительных мероприятий. ПОПМ: уборка, мойка и дезинфекция, личная гигиена, борьба с вредителями, входной контроль сырья. ППОПМ — для этапов, где общей санитарии мало, но до критической точки риск не дотягивает.

Процедуры. Прослеживаемость, отзыв продукции, работа с несоответствиями и корректирующими действиями, внутренние проверки, верификация.

Записи. Журналы мониторинга ККТ и программ, записи об отклонениях и действиях, протоколы внутренних проверок, записи об обучении персонала. Их нельзя подготовить за неделю, поэтому вести их нужно заранее. Какие журналы нужны и как их вести, я разбирала в статье о журналах ХАССП.

Рядом с системой. Программа производственного контроля, которая не противоречит плану ХАССП. Для производства — ТУ, ТИ и ТТК на продукцию.

Если сертификат на соответствие ГОСТ Р ИСО 22000-2019. Этот стандарт описывает систему менеджмента безопасности пищевой продукции целиком, поэтому к плану ХАССП добавляются требования к самой системе управления: внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, работа с несоответствиями, постоянное улучшение.

Перечень документов для заявки задаёт орган по сертификации. Запросите его вместе с правилами системы.

На чём получают замечания

Ниже — типичные причины замечаний. Всё это видно и органу по сертификации.

Ссылки на отменённые нормы

В титуле и приказах стоит ГОСТ Р 51705.1-2001, хотя с 1 ноября 2024 года действует ГОСТ Р 51705.1-2024. Для общепита — СанПиН 2.3/2.4.3590-20 вместо СанПиН 2.3/2.4.4282-26, который действует с 1 сентября 2026 года. Менять только номер на титуле бесполезно: в новой редакции ГОСТ уточнены анализ опасностей и обоснование ККТ, усилены ПОПМ, выделен уровень ППОПМ. Что переписывать, я разбирала в статье о ГОСТ Р 51705.1-2024. Обычно это актуализация: блок-схемы и анализ опасностей сохраняются.

Шаблон вместо описания процесса

Блок-схема с этапами, которых нет в цехе. Контрольные точки «для среднего кафе». Пределы словами «по норме» без чисел. На небольшом объекте больше шести ККТ, потому что их скопировали целиком. Аудитор сверяет документ с цехом, и такие расхождения находит быстро. Почему скачанный комплект не выручает, я писала в статье о шаблоне ХАССП из интернета.

Журналы есть, записей нет

Журналы распечатаны, но заполнены за пару дней до проверки, одной рукой и одной ручкой. Или за полгода в них нет ни одного отклонения и ни одного корректирующего действия. Записи, восстановленные задним числом, вызывают больше вопросов, чем честные пропуски. Органу нужно видеть, что система работала, а это видно только по живым записям.

Смена не знает своих ККТ

Сотрудник на посту не может сказать, какую температуру контролирует и что сделает, если показатель вышел за предел. Документы при этом могут быть идеальными, но для аудитора это значит, что система не внедрена. Это лечится обучением на рабочих местах по вашему собственному плану. Как мы это делаем, рассказано на странице обучения персонала.

Процедуры написаны, но ни разу не проверены

Процедура отзыва есть, пробного отзыва не было. Внутренние проверки описаны, протоколов нет. Верификация упомянута, но никто не может сказать, кто и когда её проводил. Каждый из этих пунктов закрывается одной проверкой, но её нужно провести до внешнего аудита.

Сколько времени закладывать на подготовку

Срок зависит от того, с чего вы начинаете.

• Системы нет или она скачана из интернета. Разработка и внедрение под ваш процесс занимают у нас 21 рабочий день: выезд и аудит, документы, запуск журналов, инструктаж смены. После этого системе нужно поработать и накопить записи, сколько именно — по правилам органа.
• Система есть, но устарела. Сначала аудит, затем актуализация под ГОСТ Р 51705.1-2024 и действующие нормы. Если по итогам меняются ККТ или пределы, журналы по ним начинают вести заново, и записи за новый период тоже нужны.
• Система работает и записи ведутся. Хватит предварительного аудита и исправления найденного, после этого можно подавать заявку.

В любом варианте оставьте время между предварительным аудитом и внешним: часть исправлений требует новых записей, а их за день не сделать.

Что сделать на этой неделе

1. Выписать, кто и как требует сертификат. Договор, закупка, требования сети: точная формулировка, стандарт, требования к органу.
2. Запросить у органа правила системы сертификации. Стандарт, порядок аудита, перечень документов для заявки, какие записи и за какой период нужны.
3. Проверить ссылки на нормы в титуле, приказах и плане ХАССП: нет ли ГОСТ 2001 года и СанПиН 2.3/2.4.3590-20.
4. Открыть журналы за последний месяц. Заполняются ли они по ходу смены, есть ли отклонения и записи о том, что сделали.
5. Провести пробный отзыв. Выбрать партию, пройти по записям до сырья и до покупателей и засечь, сколько это заняло.

Частые вопросы

Можно ли подготовиться к сертификации ХАССП за неделю?

Документы — можно: экспресс-подготовка ключевых документов и журналов занимает 7 дней. Записи за реальный период работы системы за неделю не накопить, а органу по сертификации нужны именно они. Сколько записей нужно, указано в правилах конкретной системы сертификации.

Чем аудит перед сертификацией отличается от аудита органа?

Предварительный аудит делается для вас: его итог — список несоответствий и план исправлений, никаких последствий он не несёт. Аудит органа по сертификации — основание для решения о сертификации. Поэтому несоответствия выгоднее найти на первом.

По какому стандарту сертифицироваться: ГОСТ Р 51705.1-2024 или ГОСТ Р ИСО 22000-2019?

Если стандарт указан в договоре или в требованиях покупателя, то по нему. Если выбор за вами, исходите из задачи: по ГОСТ Р 51705.1-2024 строят систему на принципах ХАССП, ГОСТ Р ИСО 22000-2019 описывает систему менеджмента безопасности пищевой продукции целиком, и работы по нему больше.

Документы ХАССП составлены по ГОСТу 2001 года. Можно идти на сертификацию?

Сначала их стоит привести к ГОСТ Р 51705.1-2024: редакция 2001 года отменена с 1 ноября 2024 года. Обычно хватает актуализации, блок-схемы и анализ опасностей сохраняются. Разработка с нуля нужна, если документы оказались шаблоном и не описывают ваш процесс.

Нужен ли сертификат ХАССП, чтобы поставлять в торговую сеть?

Требования к поставщикам каждая сеть устанавливает сама, запросите их до подготовки. X5 Group, например, сообщает, что независимая экспертиза оценивает у поставщика в том числе соблюдение принципов ХАССП. Как готовиться к такому аудиту, рассказано на странице ХАССП для поставщиков торговых сетей.

Сколько стоит подготовка к сертификации?

Зависит от того, что уже есть. Первый выезд с экспресс-аудитом бесплатный, цену полного аудита называем после него. Разработка и внедрение системы — от 45 000 ₽, под ключ с обучением смены на производстве — от 95 000 ₽. Точную сумму называем после выезда. Стоимость самой сертификации устанавливает орган по сертификации.

Если вы готовитесь к сертификации или к аудиту покупателя, начните с выезда: посмотрим документы, журналы и цех и скажем, что исправить до подачи заявки. Помогаем подготовиться к проверке органа по сертификации: проводим аудит, актуализируем или разрабатываем документы и обучаем смену. Как это устроено, рассказано на странице аудита и актуализации ХАССП, а подготовка производств к аудиту сетей — на странице для поставщиков торговых сетей. Цены всех форматов — на странице цен.

Екатерина Курдаева, технолог, НГТУ (биотехнология), 8 лет практики, «Центр ХАССП», Нижний Новгород.
Материал носит информационный характер и не является юридическим заключением. Реквизиты нормативных актов приведены на дату публикации, актуальность на дату чтения следует проверять.